Усманова И.В., Коровина Л.В. К вопросу о разработке автоматизированной информационной системы анализа документооборота

Аннотация: Статья посвящена решению задачи анализа состояния документооборота организации. Постоянное совершенствование производственного процесса приводит к интенсивному изменению состава, количества создаваемых документов, маршрутов их движения и требует непрерывной работы по исследованию документопотоков. На настоящий момент не существует единого, универсального метода анализа документопотоков, а всесторонний анализ документооборота весьма трудоемок и требует значительных усилий по сбору, систематизации и анализу полученных данных. Поэтому авторами сделан вывод о необходимости автоматизации процесса анализа и накопления информации. Слабость непосредственной связи между параметрами оценки документооборота и бизнес- процессов организации делает целесообразным использование методов инженерии знаний. В работе рассматривается многоуровневая модель представления знаний, включающая семантическую сеть понятий, сеть утверждений, семантическую сеть бизнес-процессов, сеть прогнозирования. Поскольку все характеристики документопотоков и процессов имеют вероятностный характер, для адаптации системы к особенностям текущей ситуации предлагается использовать метод Байеса. Предлагаемая система позволит исследовать реальное состояние документооборота в анализируемый промежуток времени и даст возможность прогнозировать не только «узкие места» в движении документов, но и показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей состояния документопотоков. В итоге применение АИС позволит вывести на качественно новый уровень не только процесс анализа документооборота, но и функционирование организации в целом.

Ключевые слова:

Abstract: the article is devoted to solving a problem of analysis of document flow in organization. Constant improvement of production process leads to intense modification of structure and amount of produced documentations and their flow ways and requires continuous studying of document flow. Currently there is no unified and universal technique of document flow analysis. Comprehensive analysis of the document flow is highly labor-consuming and requires considerable effort in collecting, systematization and analysis of data. Therefore the author concludes that there is a need to automate processes of gathering and analyzing data. The weakness interconnection between parameters of document flow and business processes evaluation makes it appropriate to use the techniques of knowledge engineering. The paper reviews multilevel model of knowledge representation, including semantic network of concepts, statements, business-processes and forecasts. Since all characteristics of document flow and processes are probabilistic, the authors suggest to use Bayesian method for system adaptation to the characteristics of the current situation. The proposed system allows to study current state of document flow in given period of time and provides an opportunity to forecast not only the “bottlenecks” in the document flow, but also predict indicators of organizational performance, depending on the characteristics of the state of document flow. As a result the use of AIS allows to bring both document flow analysis and functioning of the organization as a whole to a completely new level.

Keywords: