Автоматизированная информационная система анализа состояния документационного обеспечения управления организацией

Коровина Людмила Владимировна кандидат технических наук ассистент, кафедра информационного обеспечения управления и производства, ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет» 440068, Россия, Пензенская область, г. Пенза, ул. Пушанина, 46 Korovina Lyudmila Vladimirovna PhD in Technical Science assistant, Department of Information Provision of Management and Production, Penza State University 440068, Russia, Penzenskaya oblast', g. Penza, ul. Pushanina, 46 zabrodina_lyusj@mail.ru Другие публикации этого автора

Усманова Ирина Викторовна кандидат технических наук доцент, кафедра автоматизированных систем управления и программного обеспечения, Пензенский артиллерийский инженерный институт 440000, Россия, Пензенская область, г. Пенза, ул. Суворова, 146 Usmanova Irina Viktorovna PhD in Technical Science assistant professor, Department of Automated Control Systems and Software, Penza Artillery Engineering Institute 440000, Russia, Penzenskaya oblast', g. Penza, ul. Suvorova, 146 ivusm@mail.ru Другие публикации этого автора

Общеизвестно, что от правильной организации системы документационного обеспечения управления (ДОУ) во многом зависит эффективность системы управления современного предприятия ^{[1, 2]}. Правильно организованная система ДОУ обеспечивает своевременное предоставление руководящему персоналу актуальной, достоверной информации о текущем состоянии внутренней и внешней среды предприятия, достаточной для принятия верного управленческого решения; а исполнителям – сведений, необходимых для корректного выполнения производственной задачи, отвечающей специфике функционирования конкретной организации. Это обусловливает необходимость периодической реализации работ, направленных на всесторонний анализ и последующее совершенствование ДОУ с целью повышения качества управления.

Вследствие смыслового характера задачи анализа состояния ДОУ ^{[2, 3]} для её решения предложено использовать методы инженерии знаний ^[4]. Их применение обеспечивает:

- возможность организации и обработки разнородной по смыслу информации, затрагивающей как область делопроизводства, так и сферу основной деятельности организации. Указанная информация используется в рамках реализации разработанного комплексного подхода к процедуре анализа состояния ДОУ, который в отличие от известных позволяет совместно оценить состояние ДОУ и рациональность реализации процессов деятельности (ПД) организации. Данный подход подробно рассмотрен и описан ^[5];

- возможность оценки текущего состояния ДОУ и прогнозирования появления нарушений в работе с документами. Это позволяет руководству организации принять правильное и своевременное решение по устранению риска возникновения критических управленческих ситуаций, спровоцированных соответствующими нарушениями в работе с документами или реализации ПД.

В работе ^[6] описана многоуровневая модель представления знаний об основных закономерностях системы ДОУ и ПД организации, основанная на использовании аппарата семантических сетей и обеспечивающая возможность комплексного анализа показателей состояния ДОУ и ПД (далее – показатели состояния). Предложенная модель положена в основу разработанного алгоритма оценки прогнозирования состояния ДОУ и ПД, использующего известную теорему Байеса, которая позволяет вычислить условные вероятности взаимосвязанных событий ^{[7, 8]}.

Разработанные модель и алгоритм создают основу для применения методов инженерии знаний в рамках автоматизированной информационной системы (АИС) анализа состояния ДОУ.

Такое решение позволяет:

- сформировать единый подход к анализу «узких» мест ДОУ и ПД;

- устранить субъективизм оценки реальной ситуации, сложившейся в организации;

- снизить требования к квалификации сотрудников, ответственных за анализ ДОУ;

- сократить трудозатраты выполнения процедуры анализа и оценки состояния ДОУ.

Однако следует отметить, что процедура анализа состояния ДОУ не может быть полностью компьютеризирована, т. к. окончательное решение по результатам исследования принимает специалист–документовед или должностное лицо, в обязанности которого входит реализация комплекса мероприятий по анализу и совершенствованию ДОУ.

В структуре АИС выделены следующие компоненты:

- база данных (БД),

- база знаний (БЗ),

- подсистема анализа количественных характеристик документооборота,

- подсистема логического вывода,

- подсистема редактирования знаний,

- подсистема объяснений.

Ввиду многообразия критериев, используемых в процессе комплексного анализа состояния ДОУ и ПД, наличия специфических особенностей в деятельности каждой организаций, в структуру АИС включены дополнительные интеллектуальные компоненты, учитывающие специфику решаемой задачи: модуль настройки, модуль логического вывода, модуль формирования рекомендаций, модуль определения истинности утверждений, по которыми понимаются предложения естественного языка, фиксирующие факт нарушения некоторого показателя состояния ^{[4, 9]}. Каждый из перечисленных модулей конкретизирует и добавляет функциональность предыдущего.

Выделенные в структуре АИС анализа состояния ДОУ компоненты взаимодействуют между собой определенным образом за счет наличия связей соответствующего типа (информационные, управляющие, логические, иерархические и т. п.). Наибольшее практическое значение представляют информационные связи, т.к. они отражают естественную последовательность процедур в ходе анализа состояния ДОУ (рисунок 1).

Рисунок 1 – Информационная модель взаимодействия основных компонентов АИС

В настоящее время программно реализован прототип АИС, представляющий собой самостоятельное приложение и включающий следующие интеллектуальные компоненты: БЗ, модуль настройки, модуль логического вывода, модуль формирования рекомендаций для пользователя. Функциональные возможности его основных программных модулей представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Функциональные возможности основных программных модулей прототипа АИС

Для корректной реализации указанных функций необходимо обеспечить возможность работы с системой следующих групп пользователей:

- инженер по знаниям,

- конечный пользователь.

В компетенции инженера по знаниям находится выполнение процедур формирования, пополнения и редактирования БЗ АИС. В ходе формирования БЗ фиксируются смысловые показатели состояния, эмпирические закономерности между появлением отдельных показателей и соответствующие им вероятностные характеристики. Исходными данными для указанных процедур являются сведения, получаемые от команды высококвалифицированных экспертов в области делопроизводства и менеджмента. Тесное взаимодействие данных специалистов обеспечивает возможность оценки взаимовлияния недочетов, имеющихся в документировании, организации работы с документами и показателей деятельности организации, и является залогом корректного принятия решения в процессе анализа состояния ДОУ ^[2]. Все эксперты должны иметь положительный опыт решения задач в анализируемой предметной области.

От экспертов инженер по знаниям получает следующие сведения:

- состав показателей состояния, характеризующих текущую ситуацию в сфере ДОУ и ПД организации,

- наличие взаимосвязей между показателями состояния в виде набора правил H(ck/cn), где cn - показатель состояния – условие правила, ck – показатель состояния – следствие правила;

- количественные вероятностные характеристики показателей состояния и связей между ними, а именно: p(cn) – вероятность выполнения события cn, состоящего в нарушении предельного допустимого значения некоторого показателя состояния cn, p(cn¯) – вероятность невыполнения события cn; Δm – максимально возможное значение контролируемого параметра; Δi – наилучшее значение контролируемого параметра; rec – рекомендации по устранению выявленных нарушений в работе с документами, реализации ПД; p(ck/cn), – априорная вероятность наступления события ck при условии наступления события cn; p(ck/ cn¯) – вероятность наступления события ck при условии ненаступления события cn.

Для начального заполнения БЗ применены средства электронных таблиц MS Excel (рисунок 2), как правило, хорошо знакомые современным пользователям персональных компьютеров. Это дает возможность максимально упростить для экспертов процедуру подготовки данных, внимательно изучить структуру и взаимосвязь всех показателей состояния, а также устранить ограничения на порядок заполнения БЗ в рамках АИС, предоставляя возможность фиксировать данные о ДОУ и ПД в произвольном порядке.

Рисунок 2 – Фрагмент базы знаний АИС анализа состояния ДОУ

Актуализация БЗ в каждом конкретном случае осуществляется посредством добавления новых смысловых показателей состояния и соответствующих им вероятностных характеристик или удаления показателей, с течением времени утративших свою актуальность. Данные процедуры инженер по знаниям выполняет с помощью программного модуля «Редактирование БЗ» (рисунок 3).

Рисунок 3 – Экранная форма «Формирование базы знаний»

Взаимодействие конечного пользователя с системой осуществляется в рамках программного модуля «Анализ и оптимизация» и включает следующие этапы:

1. Загрузка программного модуля «Анализ и оптимизация».

2. Выбор категории смысловых показателей состояния ДОУ, реализации ПД, используемых в ходе анализа.

3. Формирование активного фокуса сети, т. е. набора показателей состояния, вероятность выполнения которых в соответствующей ситуации наиболее велика, или показателей, выбранных сотрудником, осуществляющим анализ, в соответствии с его предпочтениями.

4. Настройка параметров поиска посредством задания Δr, т. е. реального значения оценочного параметра, при котором можно говорить о появлении некоторого нарушения.

5. Определение глубины прогнозирования Г, т. е. длины максимально возможной цепочки рассматриваемых утверждений.

6. Вывод списка показателей состояния, которые в ходе анализа приняли или в дальнейшем могут принять неудовлетворительное значение, а также перечня рекомендаций по устранению выявленных и прогнозируемых нарушений (рисунок 4).

Как правило, рекомендации носят организационный характер и должны закрепляться в соответствующих внутренних организационно-распорядительных документах. Поэтому система предоставляет пользователю не только возможные варианты решения сложившейся в организации ситуации, но и сведения о документах, необходимых для реализации данной рекомендации. Перечень документов определяется командой экспертов в ходе предварительного обследования организации.

Рисунок 4 – Результаты анализа состояния ДОУ и процессов деятельности организации

Корректность функционирования прототипа АИС подтверждается успешными тестовыми испытаниями на примере деятельности коммерческой организации, осуществляющей перевозку грузов как внутри страны, так и за границу.