Вторичная архивная документация и ее роль в информационном обеспечении исторической науки

Вторичная архивная документация, вторичная документная информация, система научно-справочного аппарата и архивная опись, как основной элемент данной системы – это документация, с которой сталкивается каждый исследователь, приходящий в архив в надежде выявить и собрать источниковую базу конкретно-исторического исследования. Это обращение к вторичной архивной документации для исследователя, писал Д.С. Лихачев ^{[29, с. 237‒238]}, всегда начинается с иллюзии о ее полноте и достоверности. К сожалению (как справедливо указывали С.В. Воронкова, А.Г. Голиков и Г.Р. Наумова), практическая работа с архивными описями зачастую его разочаровывает, поскольку исследователь «упустил из виду то, что ... научно-справочная функция [НСА] — лишь продолжение функции учета» ^{[7, с. 22]}.

Действительно, с момента своего возникновения (начало XVI в.) и до первой трети XX в. в архивах создавались и одновременно существовали разные формы вторичной архивной документации, выполняющие различные функции: сдаточные, учетные, топографические («шкафные»), научные (исследовательские, описательные) и т.п. Однако примерно с середины 1930-х гг. в практике архивного дела утвердилась позиция, согласно которой в архивах должны создаваться унифицированные архивные описи, выполняющие две взаимосвязанные функции:

- во-первых, учетную, при которой описи являются основным (официальным) учетным документом, на основе которого осуществляется государственный учет документов Архивного фонда;

- во-вторых, – научно-исследовательскую, при которой архивные описи – вторичная документная информация являются основным элементом системы научно-справочного аппарата и базовым источником архивной эвристики.

К сожалению, возложение на опись функции учета привело к тому, что описи последовательно утрачивали содержательную нагрузку, позволяющую эффективно использовать их в исследовательской практике. Попытка компенсации утраты этого содержания путем создания иных, многочисленных и разнообразных форм архивных справочников не увенчалась успехом. До настоящего времени в системе научно-справочного аппарата архивные описи и содержащиеся в них архивные описания, выполняют роль главного элемента, доступного для исследовательского поиска – «ниже», т.е. до уровня описания собственно документа, спускаются только такие виды вторичной документной информации, как каталоги, обзоры и указатели. Однако, в отличие от архивных описей, они охватывают далеко не 100% объема документов Архивного фонда, и их составление не является обязательным для архивистов.

Таким образом, архивная опись и содержащиеся в ней описания первичной архивной документации, представленной в виде объектов архивного хранения (единиц хранения), являются промежуточным звеном между исследователем и первичной архивной документацией (архивными документами), и одновременно, стартовой площадкой для работы по выявлению комплексов архивных документов ‒ исторических источников по любой исторической проблематике.

В силу этого полнота, достоверность, историческая точность и адекватность архивных описаний описываемым объектам, а также результативность осуществления поисковых процедур в архивных описях, являются основными факторами, влияющими на формирование репрезентативной совокупности источников для решения поставленных исследователем проблем, во многом определяют научную ценность и устойчивость сделанных на основе выявленной по архивным описям и описаниям документации выводов.

В этой связи нельзя не согласиться с мнением Н.Н. Толстовой, которая справедливо отмечала, что «значение архивного поиска состоит и в том, что его результатами возможно влиять на развитие исторических знаний» ^{[53, с. 4]}.

К сожалению, следует специально подчеркнуть, что среди многочисленных теоретических трудов архивоведов и документов нормативно-методического характера, посвященных составу и содержанию всех элементов научно-справочного, и архивным описям как базовому элементу системы НСА, нет ни одного документа или исследования, в котором определялся бы набор требований к составу информации, которая должна быть отражена во вторичной архивной документации и являлась бы необходимой и достаточной для получения максимально точных итогов при проведении поисковых процедур по любой исторической проблематике с целью выявления максимально широкого круга источников для осуществления исторических изысканий и достижения целей научного исследования.

При этом, исходя из принципов логики, под необходимой информацией источника понимается такая информация, без которой изучение исследуемого объекта, явления или процесса совершенно невозможно, а под достаточной информацией (достаточность,оптимальность источника) подразумевается возможность установления на основе ее анализа существенных связей и признаков, всесторонне раскрывающих исследуемый объект, явление или процесс.

Взгляды на специфику архивных розысканий, состав и содержание вторичной архивной документации – архивных описей и архивных описаний, – необходимых исследователям для осуществления квалифицированной работы с архивными материалами, представлены в статьях известных историков, источниковедов и архивистов ^{[58, 51, 59, 60]}. В обобщенном виде эти взгляды могут быть сведены к одной проблеме, а именно – к проблеме надежности исторических источников вообще, и архивных описей и архивных описаний, в частности.

Проблема надежности не нова, она поднималась еще в трудах А.С. Лаппо-Данилевского ^[25], Е.Н. Щепкина ^{[61, с. 302‒303]}, С.Н. Быковского ^{[6, с. 39, 65]}. В 1960-е годы понятие «надежности» ^{[4, 47]} исторического источника получило развернутое толкование и стало аккумулировать в себе условия необходимости и достаточности информации, а также критерии полноты и репрезентативности отражения в нем сведений об изучаемом объекте ^[52].

Понятие «надежности» по отношению к описанию документов (древнейших русских рукописей до конца XV в.) активно использовал Д.С. Лихачев, который в своем докладе на Тихомировских чтениях 1972 г. говорил, что описание должно быть таким, «чтобы не приходилось … гадать, что означает то или иное выражение» ^{[29, с. 236]}. Он выделял четыре принципа «надежности» описания, которые определял следующим образом: «Сведения, помещаемые в научных описаниях, тем надежнее, во-первых, чем более они расчленены, во-вторых, чем они больше формализованы, в-третьих, чем точнее указываются их основания, т.е. на основе чего сделаны те или иные определения, в-четвертых, чем определеннее и точнее указание степени их вероятности, степени точности» ^{[29, с. 237]}.

Примененные совокупно эти требования позволяют создать максимально точное, достоверное и научное источниковедческое описание объекта, основанное на достигнутом к моменту его формирования уровне знаний и являющееся необходимым и достаточным для использования в качестве первоначальной (стартовой) информации об объекте для осуществления его дальнейшего изучения ^[2].

Перечисленные четыре принципа, лежащие в основе описания, по мнению Д.С. Лихачева должны быть дополнены изложением «истории фондов», «чтобы хотя бы разобраться в имеющейся литературе о рукописях, в имеющихся шифрах и т.п.» ^{[29, с. 235]}.

Аналогичные взгляды были представлены и в уже упоминавшейся статье Воронковой С.В., Голикова А.Г., Наумовой Г.Р. «Современные проблемы документоведения в свете развития источниковедения» ^{[7, с. 7‒26]}, в которой авторы изложили обобщенные требования к составу информации, которая должна содержаться в архивном описании, и шире – в НСА.

К сожалению, пожелания профессионального сообщества филологов и историков-исследователей так и не были услышаны архивистами. В попытке создать собственную методологию архивоведения и теорию архивного описания взамен признания того, что составление архивного описания представляет собой разновидность источниковедческой работы (Л.Е. Шепелев), архивисты верифицировали требование оценки надежности научно-справочного аппарата в целом и архивных описей в частности, заменив его перечнем причин «отказов» при проведении эвристических процедур, сведя основные проблемы к «субъективным ошибкам ищущего лица» («исследователь вообще ищет не там, где нужно искать» вследствие своей некомпетентности в принципах профилирования и построения сети государственных архивов или в «невосприимчивости» к содержанию представленной ему вторичной документной информации) и к устареванию научно-справочного аппарата ^{[1, с. 231–233]}.

Единственной рефлексией архивного сообщества на высказанные мысли стала статья Леонтьевой О.Г. «Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде», опубликованная в 2004 г., но практически не замеченная в историографии отечественного архивного дела ^[28].

В результате подобного небрежения проблемы определения минимально необходимого набора информационных элементов, которые должны быть представлены в архивном описании для обеспечения максимально репрезентативного результата поисковых процедур и обеспечения надежности информации архивных описей, на сегодняшний день являются одними из ключевых.

Для того чтобы ответить на эти вопросы, а также разобраться с действительными причинами «отказов» при проведении эвристических процедур, следует обратиться к методам источниковедческого анализа архивных описей и архивных описаний, и ответить на ряд основополагающий вопросов, без понимания которых будет крайне трудно получить релевантные ответы при работе со вторичной архивной документацией.

Первый вопрос, ответ на который нужно найти, может быть сформулирован следующим образом: является ли вторичная документная информация (архивные описи) единообразной на всем протяжении существования и функционирования отечественных архивов, и если не является, то какие типы и виды документации используются в архивах на правах архивных описей и архивных описаний в настоящее время?

Ответ на этот вопрос был представлен в Аналитическом обзоре «Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде», выполненном во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела в 2014 г. ^[18].

В этом исследовании впервые была проанализирована архивная документация 8 федеральных и 201 государственных архивов РФ. Было установлено, что примерно треть объема документов Архивного фонда описана и представлена пользователям читальных залов в исторических формах архивной документации, т.е. в формах, созданных до 1962 г. и не соответствующих современному представлению об описях. Были выявлены исторические формы документации XVII – середины XX вв., находящиеся в активном использовании (более 200 разновидностей) на правах описей, описана эволюция архивной документации, разработана оригинальная методика определения типов исторической документации, создана общая типология исторических форм архивной документации.

Основными критериями выделения типов исторических форм архивной документации, выполняющих функции описей, стали:

Предназначение документации в момент ее создания. Так, в качестве и на правах описей в настоящее время в архивах используются следующие разновидности исторической архивной документации:

- делопроизводственная документация («регистрационные» журналы входящих документов), преобразованная для использования в архивной практике;

- «текущая» документация архивов приказов, коллегий, министерств, ведомств, их отделений на местах, а также органов местного управления;

- «сдаточные» описи архивов различных организаций, передававших свои архивные материалы на архивное хранение;

-монастырские архивные описи;

- собственно архивные описи государственных архивов, в том числе изданные;

- «азбуки», алфавитные и прочие указатели, систематические, тематические и иные каталоги (в современной терминологии – элементы системы научно-справочного аппарата), используемые на правах описей;

- «авторская» архивная документация, созданная в конце XVIII – начале XX вв. известными историками и архивистами;

- так называемые «подготовительные» формы описей, использовавшиеся для создания полноценной вторичной документной информации, но так и оставшиеся в «недоработанном» виде (карточные, листовые описи, временные перечни документов, создаваемые в период сбора документации) и др.

Принципы систематизации объектов описания в исторической форме архивной документации (хронологический, тематический, систематический, алфавитный, принципы провениенции (происхождения) и пертинентности (принадлежности) и т.п.).

Как правило, систематизация документов в исторических формах архивной документации проводилась на основе комбинации нескольких принципов. При этом выбранные в начале принципы и схемы систематизации зачастую не выдерживались на всем протяжении описи (что особенно характерно для собственно архивных описей и «авторских» описей). При отсутствии в документации таких элементов описи как предисловие, где обычно описываются принципы систематизации, эффективная работа с учетно-справочной архивной документацией невозможна, а использование такой документации превращается в отдельный исследовательский процесс.

Объект описания в исторической форме учетной документации (группа дел/ дело/ группа документов / документ / часть документа). Об этом критерии подробно будет сказано ниже, при рассмотрении понятия «архивное описание».

Наличие обязательных частей справочного аппарата описи (титульный лист, оглавление, предисловие, указатели, лист-заверитель запись и т.п.);

Наличие обязательных элементов описания объекта, их расположение в конкретном типе исторической архивной документации, оценка достоверности данной информации (учитывалось наличие помет и маргиналий, влияющих на учетные данные и достоверность описательной информации).

В рассмотрение принимались и другие критерии, например: способ составления в исторической форме учетной документации (рукописный/ машинописный); отсутствие/наличие формуляра в виде таблицы и разновидности формуляров; способы заполнения исторической формы учетной документации (таблица, с аккуратно заполненными по содержанию графами / таблица, в которой при заполнении содержание граф не соблюдается / структурированный текст / неструктурированный текст); язык, на котором составлена документация.

Многие из 200 выявленных типов документации существовали параллельно, и ни один из них не имел доминирующего положения. При этом типы не исчезали, а эволюционировали в процессе своего бытования. Эта внутритиповая эволюция затрагивала структуру формуляров, набор элементов описательной статьи и подробность ее составления.

В результате исследования были определены самые значительные отличия данных типов документации от привычных форм описей:

1. Разное предназначение документации, используемой на правах описей, что значительно влияет на полноту, достоверность и репрезентативность представленной информации;

2. Неоднородность (неоднопорядковость) объектов описания, которые могут присутствовать в рамках одной и той же описи (часть документа / документ / группа документов / дело / группа дел);

3. Разнообразие наборов элементов описания, их неполнота и необязательность присутствия, разновариантность описания одних и тех же атрибутов, или избыточность информации;

4. Использование различных методов описания: от простой «констатации» содержания до развернутых характеристик (включая внутреннюю и внешнюю критику) первичной документации;

5. Наличие значительного числа помет, ставящих под сомнение достоверность информации, влияющих как на учетные характеристики, так и на достоверность содержания.

С одной стороны, понимание того, что на правах архивных описей в архивах используется самая разнообразная документация, является для исследователя предупреждающим знаком, обозначающим невозможность использования одинаковых методов работы с ними для проведения эвристических процедур с целью выявления комплексов первичной документации по той или иной конкретно-исторической проблеме, и требует выработки специфического инструментария, «подстроенного» под особенности каждого из типов документации, используемой на правах архивных описей.

К сожалению, в современной методологии истории вопрос о необходимости разработки гибких механизмов, предназначенных для извлечения информации из таких неоднородных, «промежуточных», часто агрегированных источников, какими являются архивные описи и приравненная к ним документация, не ставится; в исследовательской практике подобный инструментарий существует у конкретных исследователей на уровне эмпирического опыта; а в учебных курсах архивоведения, источниковедения и архивной эвристики, преподаваемых в ведущих университетах страны, об этих «подводных камнях» архивных разысканий не говорится вообще.

Между тем, еще Л.Е. Шепелев писал о том, что «знание законов и методов, выработанных архивной эвристикой (термин введен Б.В. Кочаковым ^{[24, с. 320]} – Прим. Ю.Ю.), должно дать возможность исследователю максимально полно выявить и технически правильно использовать необходимые документы, затратив при этом минимальные силы и время. Знание тех же законов и методов должно позволить архивам наиболее полно учесть потребности исследователей, обращающихся к архивным документам, и наиболее целесообразно организовать работу по их обслуживанию» ^[58].

Этого же взгляда придерживались И.А. Булыгин [5. с. 32], Л.Н. Пушкарев ^{[46, с. 271]}, А.П. Пронштейн ^[45], В.В. Кабанов, В.А. Муравьев ^{[20, с. 23–24]}, В.В. Фарсобин ^{[54, с. 49–65; 55, С. 440–449]} и другие источниковеды, а И.Д. Ковальченко особенно подчеркивал, что формирование источниково-информационной основы исследования является «важнейшим этапом в структуре источниковедческого исследования» ^{[22, с. 212]}.

С другой стороны, существование столь разнообразной и разновидовой вторичной архивной вторичной документации и наличие в ней перечисленных особенностей практически полностью исключает возможность механического переноса ее информации в информационные системы. Между тем, используемый в настоящее время метод тотальной «ретроконверсии» информации архивных описей в архивные АИПС (и прежде всего, в программный комплекс «Архивный фонд» – базовый комплекс по учету документов Архивного фонда РФ, реализующий также и функционал ведения в автоматизированном виде научно-справочного аппарата каждого архива), не учитывает специфику разных видов документации, используемой в архивной практике в качестве архивных описей. Такой «усредненный и обезличенный» подход к документации, используемой на правах архивных описей, зачастую ведет к полной утрате смысла описаний, содержащихся в ней, и представлению в АИПС на уровне записи о единице хранения буквально «набора символов», вырванного из общего контекста документации, используемой на правах архивной описи.

Эта проблема на сегодняшний день носит критический характер, поскольку, как уже говорилось, по статистическим сведениям ^[31], в исторических формах архивной документации содержится информация о трети всего объема документов, включенных в состав Архивного фонда РФ.

Второй не менее важный вопрос: что является объектом архивного описания, включаемого в архивную опись?

К сожалению, следует признать, что в историографии вопросы об том, какой объект передавался (передается) в архив (или формировался в процессе научно-технической обработки фондов, поступивших в разрозненном состоянии), описывался (описывается) в архивных описях и архивных описаниях (отдельный документ; содержательно (тематически) обособленная группа документов; группа документов, сформированная по видовому/хронологическому признаку или что-то иное) до настоящего времени не нашли своего отражения. Поразительно, но в более чем трехвековой истории российского архивного дела, однозначного ответа на эти вопросы никогда не существовало.

В досоветский период развития архивного дела, отмеченный отсутствием единых документов (правил, требований, инструкций), регламентирующих архивную практику, каждое архивное учреждение, архивный департамент, структурное подразделение в ведомстве или организации отвечало на данный вопрос по-своему. Именно поэтому в исторических формах архивной документации, используемой на правах описей до настоящего времени, в качестве атомарных единиц могут быть равно описаны: «связки» документов; несколько тематически близких дел; сформированное по выбранному составителем принципу дело; группа из нескольких документов; отдельный документ или даже его часть. Излишне говорить при этом, что максимально информативным описанием является, безусловно, описание отдельного документа или его части…

В XX веке в теории и практике архивного дела были предприняты попытки привести к «единому знаменателю» понятие единицы хранения как объекта архивного хранения и описания и зафиксировать это в нормативно-методической документации с тем, чтобы ввести одноразмерность в учетную политику и определенную унификацию при составлении архивных описаний. Однако этот подход и в теории и на практике с трудом прокладывал себе дорогу. История изменений представлений об объектах архивного хранения и архивного описания, зафиксированная в нормативно-методической документации XX в., весьма поучительна и заслуживает краткого освещения.

Так, в одних из первых общегосударственных «Правилах учета архивных материалов в государственных архивах СССР (кроме районных)» (1936 г.) вводилось понятие единой системы учета архивных материалов, состоящей из двух взаимосвязанных объектов: архивного фонда и составляющих его единиц хранения, перечисленных в описях. Под фондом подразумевалась вся документация, созданная в конкретной организации (ее подразделении), а определения того, что представляет собой базовая единица учета (и объект архивного описания) – единица хранения в рамках фонда – в «Правилах» не существовало ^{[56, 57]}.

После издания этого документа произошли определенные положительные сдвиги не только в организации и осуществлении учета архивных документов, но и в их систематизации, проверке наличия и состояния, составления и упорядочения учетной документации – описей, прежде всего ^{[11, 16, 62]}.

Вместе с тем, как указывала О.Е. Карноухова, «практическое применение этих правил вызвало некоторые методические вопросы, ответы на которые ими не предусматривались» ^{[21, с. 14]}. К числу этих вопросов относился и вопрос определения понятий «единица хранения» / «дело» / «архивное дело» и т.п.

Впервые дефиниции для некоторых из перечисленных терминов были предложены «Правилами систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР», введенными в действие в 1938 г. В этом документе указывалось, что:

«Архивное дело – архивная единица, сформированная из документов, которые в своей совокупности составляют содержательно связное и последовательное производство по какому-либо конкретному вопросу (делу)…» (выделено мной – Ю.Ю.) ^{[41, с. 8]}.

«Группа документов (сборник) – архивная единица, состоящая из документов, соединенных по одному или нескольким признакам (содержанию, времени, авторству, местности, форме и т.п.), но не связанных между собой единством делопроизводственной переписки» (выделено мной – Ю.Ю.) ^{[41, с. 9]}.

Из этих дефиниций очевидно, что главным различием между «архивным делом» и «сборником» является наличие или отсутствие содержательной связи между составляющими его документами.

В соответствии с этим подходом в архивах СССР в 1930–1940-е гг. формировались и описывались единицы хранения.

В следующих нормативно-методических документах, регламентирующих работу по учету и описанию документов Государственного архивного фонда, готовившихся в 1947/1948 ^{[43, 38]} и введенных в действие в 1951 ^[33] годах соответственно, вопрос об объекте хранения специально не поднимался. Однако он был косвенно затронут при разработке принципов составления архивного описания единиц хранения.

Так, авторы «Правил учета документальных материалов в государственных архивах СССР» ^{[43, с. 3]} воспользовались общим термином «документальные материалы» (или просто – «материалы»), указав, что они учитываются по фондам и единицам хранения (§2) (без уточнения содержания последнего термина). А авторы проекта «Основные правила описания единиц хранения и издания описей архивных фондов в государственных архивах СССР» ^{[34, с. 2]} кроме степени содержательной связи между документами, помещенными в единицу хранения, в §7 ввели и иные признаки, определяющие возможность объединения документов в единицы хранения:

«а) предметный (вопросный) — содержание документов единицы хранения;

б) номинальный — делопроизводственная форма документов (протоколы, циркуляры, приказы);

в) авторский (происхождения) — учреждение, структурная часть учреждения или лицо, которыми составлены документы (от которых они исходят),

г) корреспондентский — учреждение или лицо, в результате переписки с которым образовались документы;

д) географический — территория, к которой относятся сведения, изложенные в документах;

е) хронологический — определенный период времени или отдельная дата, к которым относятся документы.

Каждый из этих признаков может явиться основным при формировании единицы хранения».

Этот подход получил свое развитие и максимальную конкретизацию в 1951 г. в утвержденных и введенных в действие Приказом Министра внутренних дел Союза СССР от 30.08.1951 № 51 «Основных правилах описания документальных материалов в государственных архивах СССР». В этом документе была предложена подробная схема описания единиц хранения, сформированных в соответствии с различными признаками. При этом признак, по которому документы объединены в дело, должен был быть отражен в заголовке единицы хранения. Были введены своеобразные «маркеры», позволяющие определять:

- степень содержательной взаимосвязанности документов внутри единицы хранения (объекта описания);

- род единицы хранения (дело, переписка, книга, сборник, журнал);

- разновидность документов (протоколы, приказы, циркуляры).

К примеру, в «Основных правилах» для различных по степени содержательной связанности единиц хранения (объектов описания) предлагалось использовать унифицированную терминологию и излагались общие принципы оформления заголовков единиц хранения, разработанные в соответствии с содержанием архивной документации:

При этом особо подчеркивалось, что «изложение вопроса (предмета) дела является основной частью заголовка единицы хранения (§69)».

Таким образом, в «Основных правилах» 1951 г. впервые была разработана типология и вводилось систематизированное представление об объекте описания − единице хранения, сформированное на основе анализа содержательной связанности документов, входящих в архивное дело. Кроме этого, в сформулированных правилах описания единиц хранения (составления заголовков) были учтены различные признаки систематизации, а также род единицы хранения и разновидности включенных в нее документов.

Следование этим принципам описания давало бы возможность исследователям уже на самом раннем этапе работы с архивными описями получать максимально понятный и релевантный поисковый результат при минимальных затратах времени.

Но, к сожалению, этот систематизированный подход не был внедрен в полном объеме.

В 1962 г. были введены в действие новые «Основные правилах работы государственных архивов», в которых раздел понятийного аппарата отсутствовал, а предложенные ранее критерии применялись исключительно для систематизации дел внутри фонда (описи), а не для формирования единиц хранения. Таким образом в нормативно-методической литературе был утрачен весьма разумный подход, который мог бы стать основой унификации архивного описания.

В тексте «Основных правил» была изменена и дефиниция объекта архивного хранения и описания. Теперь это объект определялся так: «физически обособленная единица хранения ... может состоять из группы документов, объединенных по содержанию, разновидности документов (протоколы, заявления и т.п.) или по какому-либо другому признаку (автор, корреспондент, местоположение, время), или из одного документа (годовой план, отчет, доклад, смета и т.п.)» ^{[36, с. 42]}.

Очевидно, что подобная «свернутая» характеристика объекта архивного хранения вновь привела к путанице при научно-технической обработке, что, в свою очередь отразилось и на архивном описании.

В следующей редакции этого документа, выпущенной в 1984 г. ^{[35, с. 5]}, указывалось, что в качестве терминологического аппарата в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» использовались термины, установленные государственными стандартами и «Словарем современной архивной терминологии социалистических стран» (выпуск I, М., 1982), в котором были введены следующие понятия:

«Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации (выделено мной – Ю.Ю.) и помещенных в отдельную папку (обложку); единица хранения письменных документов» ^{[50, с. 53]}.

«Единица хранения архивных документов (Общее понятие. В «Словаре» были введены специальные термины для обозначения единицы хранения кинодокументов/ фонодокументов / фотодокументов, а также единицы хранения конструкторской / научной / проектной / технологической документации) – единица учета в архиве, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение (выделено мной – Ю.Ю.)» ^{[50, с. 18]}.

Таким образом, фиксировались два определения одного и того же объекта, основанные на разных критериях: критерии содержания и критерии «самостоятельного значения», который не имел внятной трактовки.

Любопытно отметить, что в том же «Словаре…» приводились и два различных определения понятия «опись», которые соответствовали принципам формирования и описания двух упомянутых объектов:

«Архивная опись – тип архивного справочника, предназначенный для раскрытия содержания единиц хранения (выделено мной – Ю.Ю.) архивного фонда (комплекса), и, как правило, закрепления их систематизации, а также выполняющий функцию учета единиц хранения» ^{[50, с. 18]}.

«Опись дел – вид архивной описи, описательные статьи которой содержат перечни заголовков дел с указанием их порядковых номеров, крайних дат и количества листов» ^{[50, с. 57]}.

То есть, в «Словаре…» произошло своего рода «возвращение» к тому времени (конец XVIII – начало XX вв.), когда историки и архивисты спорили о необходимости ведения двух описей одновременно: одной – научной, второй – инвентарной (учетной).

Возвращаясь к рассмотрению текста «Основных правил…» 1984 г., следует сказать, что дефиниции понятий «единицы хранения» и «дела» («архивного дела») в нем отсутствуют, а оба термина употребляются как абсолютные синонимы. Было обойдено молчанием и противоречие в вопросе об определении архивной описи – описи. В «Основных правилах» 1984 г. использовался только термин «архивная опись» с дефиницией, которая явно противоречила «Словарю...»:

«Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел» ^{[35, с. 63]}.

Не появились определения терминов «единица хранения» и «дело» и в изданных в 1991 г. «Изменениях и дополнениях к разделам 2, 3, 4, 5 и 7 Основных правил работы государственных архивов СССР» ^[17].

Этот пробел был восполнен в новой редакции «Правил», вышедшей в 2002 г. ^[37], в которой были даны развернутые определения для всех видов документации, включая аудиовизуальную. Для документации на бумажных носителях Правила вводили следующие определения:

«Единица хранения − физически обособленный документ или совокупность документов» ^{[37, с. 46]}.

«Единица хранения архивных документов на бумажной основе − дело – совокупность документов, отдельный документ, заключенный(е) в обособленную обложку, папку» ^{[37, с. 46]}.

Как следует из этих определений, критерий содержательной связанности при формировании единиц хранения был полностью и окончательно исключен.

Этот подход был полностью воспроизведен в действующих «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» (2007) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

«Единица хранения − физически обособленные архивный документ или архивные документы» ^{[40, с. 60]}.

«Единица хранения архивных документов на бумажной основе − дело − отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку» ^{[40, с. 60]}.

«Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение» ^[10].

«Архивная коллекция – совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам» ^[10]..

Из анализа приведенных определений следует, во-первых, что с конца 1930-х годов до настоящего времени определение единицы хранения и объекта описания в архивном деле постоянно менялось; а, во-вторых, его трактовка претерпела принципиальные изменения, главным из которых стала утрата критерия содержания при формировании единиц хранения и приоритет формальных (реквизитных) признаков объектов, присущих делопроизводственной практике.

При рассмотрении эволюции содержания дефиниций, закрепленных в нормативно-методической базе архивной сферы, необходимо помнить о трех весьма существенных моментах. Первый заключается в том, что пересмотр содержания определения или появление нового термина в очередных Правилах, применение которых в практике архивного дела являлось и является обязательным, влечет за собой и переход на формирование единиц хранения и описание объектов архивного описания в соответствии с вновь закрепленным нормативом. Таким образом, следует подвести некоторый итог: если за XX век представление об единице хранения и объекте архивного описания в нормативно-методической документации менялось минимум 6 (sic!) раз, то и в собраниях архивов за этот же период синхронно отложились единицы хранения, соответствующие предъявляемым к ним в данный конкретный период действия конкретной редакции «Правил» требованиям, но представляющие собой минимум 6 разновидностей единиц хранения и, соответственно, объектов описания!

Второй момент заключается в пролонгированном периоде внедрения норм, зафиксированных во вновь принятой нормативно-методической документации. Условно можно сказать, что внедрение в практику новых Правил длится не менее 10 лет с момента их вступления в силу. Это означает, что в течение этих 10 лет единицы хранения и объекты архивного описания создаются как по нормативам, давно утратившим силу, так и по новым Правилам, что создает невероятную путаницу в документации. Если присовокупить к этому еще и консерватизм, присущий человеческому фактору, то получиться, что нормы некогда принятых Правил могут применяться конкретными специалистами еще лет 30–35 после того, как Правила утратили силу.

И, наконец, действующая в России правовая аксиома римского гражданского права – «закон обратной силы не имеет» – приводит к тому, что уже созданные к моменту ввода в действие новых «Правил» архивные описи не перерабатываются (да и не могут быть переработаны в силу своего количества!), что еще больше усугубляет разнобой в разновидностях вторичной документной информации, в единицах учета, архивные описания которых составляют содержание этой документации.

Результат действия всех перечисленных выше аспектов очевиден: в настоящее время в архивной практике одновременно сосуществует огромное количество единиц хранения, сформированных по самым разным принципам и в силу этого обладающих самыми разными характеристиками. Влияние только этого обстоятельства приводит к тому, что архивные описания просто не могут быть единообразны! Но кроме этого, следует также помнить и то, что архивные описания, доступные читателям, созданы в разное время, для достижения разных целей, разными людьми и с помощью разных методов и методик!

Учитывая вышесказанное, стоит особо подчеркнуть, что методы архивной эвристики, применяемые исследователем в процессе работы со вторичной архивной документацией, должны быть максимально гибкими и адаптированными к специфике конкретных архивных описей, что придает процедуре архивного поиска характер самостоятельного источниковедческого исследования, одной из целей которого является выработка методики извлечения релевантной информации из архивной документации.

Неоднозначность объекта описания нашла отражение в даже официальном названии документа, содержащего архивные описания единиц хранения – «опись дел, документов». Из этого названия следует, что в качестве объекта описания может фигурировать как некий документальный комплекс («дело»), так и отдельный документ. Однако, описание документов – это предметная область сразу нескольких, отличных от архивоведения и практики архивного дела, взаимосвязанных вспомогательных исторических дисциплин, имеющих собственные цели и методы: источниковедения, археография, текстологии, кодикологии, палеографии, филигранологии и т.п. В этом случае справедливо возникает вопрос о том, а какое, отличное от перечисленных (по содержанию, целям, задачам и т.п.), описание документа (группы документов, дела) должно создаваться в рамках архивоведения, или оно должно базироваться на использовании методов всех вышеперечисленных научных дисциплин?

Третий основополагающий вопрос – вопрос о методах, которые используются для формирования архивного описания, также является критичным с позиций архивной эвристики.

Очевидно, что данный вопрос имеет отношение прежде всего к описаниям, которые делаются в архивах в процессе научно-технической обработки фондов, и тесно связан с определением единицы хранения (объекта описания), о чем говорилось выше.

Вместе с тем стоит подчеркнуть, что в отечественной историографии формирования, развития и использования вторичной документной информации (архивных описей и архивных описаний) этот ключевой вопрос связывался не столько со спецификой объекта описания, сколько с определением целей создания описания.

К примеру, в центре дискуссий и споров историков и архивистов XIX – первой половины XX вв. находилась проблема определения основных целей создания архивных описаний («инвентарные», «шкафные», «с целью публикации», «с целью ввода в научный оборот», «учетные» и т.п.), формирования типологии описаний и классификации использованных в каждом из типов методов описания (степени подробности, необходимости привлечения методов иных научных дисциплин, в т.ч. филологии и лингвистики). В этот период в качестве объекта описания чаще всего рассматривался отдельный документ или содержательно связанная группа документов, что значительно облегчало вопрос о методах описания, главенствующую роль среди которых играли методы источниковедческой критики.

Позже, с середины 1930-х гг., определение объекта описания, как было показано выше, стало изменяться, что повлекло за собой необходимость пересмотра принципиальных подходов к определению методов создания описания.

Например, понятно, что для создания описания документа наравне с сугубо источниковедческими методами могут быть привлечены методы археографии, палеографии, филигранологии и иных специальных исторических дисциплин; описание содержательно обособленного «архивного дела» должно основываться на методах источниковедческой критики данного комплекса взаимосвязанных источников. А как, с помощью методов каких научных дисциплин (вспомогательных исторических, филологических, лингвистических и т.п.), должна описываться «группа документов» (современная ‒ единица хранения), сформированная в организации или в архиве по неочевидному признаку (а иногда и по нескольким признакам одновременно! ^{[40, с. 18]} и состоящая из содержательно не связанных между собой документов?

Более того, применение формальных признаков систематизации, которые перечисляются в указанном пункте «Правил», «в чистоте» невозможно. На практике, в процессе систематизации архивных документов, они применяются в различных сочетаниях, не всегда последовательных и реализуемых на всем объеме систематизируемого архивного материала. Ситуация усугубляется также неконкретными указаниями по применению признаков систематизации. В результате этой деятельности, осуществляемой в архиве (а не в источнике комплектования) в процессе научно-технической обработки фондов формируются искусственные объекты архивного хранения (комплексы документов, единицы хранения), состоящие из логически несвязанных между собой документов, не отражающих процессы исторической реальности и не поддающиеся развернутому описанию.

Эта неопределенность и искусственность объекта описания привела к выработке архивистами в 1960-х гг. собственных методов составления архивного описания, к числу которых относятся:

- внедрение в практику архивной работы принципа категоризации архивных фондов, под которым понималась «различная степень информативности материалов фонда, служащая основанием для определения «необходимого (кому? – прим. Ю.Ю.) информационного уровня научно-справочного аппарат к нему» ^{[12, с. 9]}.

Согласно этому принципу все архивные фонды XIX–XX вв. были условно разделены на три категории в соответствии со следующими подходами: научно-историческая ценность архивного фонда, многосторонность документальной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности и др.

На практике это означало, что к первой категории были отнесены фонды государственных учреждений общероссийского и общесоюзного значения, особо ценные и уникальные документы; ко второй – губернского, республиканского, краевого и областного уровня, а также промышленных предприятий ведущих отраслей промышленности и на данной территории; и, наконец, к третьей – волостных, уездных, городских, сельских и районных учреждений, промышленных предприятий второстепенных отраслей промышленности и т.п. Отнесение конкретного архивного фонда к определенной категории предполагало составление различного по составу и содержанию научно-справочного аппарата: более подробного (для фондов первой категории) и менее подробного (для фондов третьей категории). Однако основными причинами выработки подобного подхода к обработке архивных фондов и их описанию являлись постоянный «кадровый голод» − недостаточное количество сотрудников архивов (при невероятно больших объемах уже хранящихся и вновь поступающих фондов, нуждающихся в обработке и описании) и нехватка специалистов-архивистов высокой квалификации, способных к созданию качественной вторичной документной информации.

Предложенный подход, безусловно, позволял «без лишних затрат времени и средств» ^{[13, с. 8]} обеспечить максимально большое количество архивных фондов научно-справочным аппаратом и сводил на нет требования к квалификации авторов архивных справочников и используемым ими методам составления архивных описаний. При этом полнота и качество архивного описания приносилось в жертву скорости создания НСА.

Применение категоризации архивных фондов и дифференцированного подхода в практике архивного дела имело следствием возникновение неравномерного по содержательной полноте и качеству научно-справочного аппарата, что, с одной стороны, − еще больше осложняло и осложняет работы исследователей, а с другой, − при переходе к ведению учета и НСА в автоматизированном виде создает огромные трудности и преодолевается (для фондов второй и третьей категории) только методами усовершенствования или полной переработки имеющегося НСА;

- использование в качестве архивных описаний в описях так называемых «номенклатурных заголовков», т.е. заголовков единиц хранения из номенклатуры дел, сформированной в делопроизводственном процессе организации. Эти заголовки представляют собой «описания-обозначения документируемых функций, направлений и участков деятельности» (В.Н. Автократов), а не состав и содержание документов в рамках конкретной единицы хранения». К сожалению, использование номенклатурных заголовков и до настоящего времени является одним из самых распространенных способов создания архивных описей;

- и, наконец, создание собственной теории архивного описания (автор В.Н. Автократов), в которой архивное описание рассматривалось как «частный и особый случай глубоко свойственного исторической науке описательного метода, предполагающего не простую констатацию историком установленных им фактов, а их критическую интерпретацию, обеспечивающую наиболее полное освещение и объяснение событий прошлого. В архивоведении описательный метод имеет свои специфические черт, проявляющиеся не столько в том, что его применение регламентировано нормативной методикой (подчинено определенным правилам), сколько в том, что, ограничиваясь приемами внешней критики (критики происхождения) (выделено мной – Ю.Ю. На практике приемы внешней критики ограничиваются определением фондовой принадлежности архивных документов, который заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя), он выступает в усеченном виде – отказывается от самостоятельных исследовательских выводов, которые заменяются описательными статьями архивных справочников» ^{[1, с. 215]}. При этом «описательная статья описи представляет одно, а иногда несколько грамматически правильно построенных предложений, состоящих из полнозначных слов, отражающих состав и содержание документов, и неполнозначных (обычно предлогов). Полнозначные слова, обладающие высокой информационной емкостью, выбираются архивистом из текстов или являют собой обобщенные понятия, адекватно заменяющие многие слова, содержащиеся в текстах. По роли, выполняемой в архивном описании и поиске, они близки к так называемым «ключевым словам», применяющимся информатикой для координатного индексирования. Собственно говоря, они и являются рядом ключевых слов». ^{[1, с. 206]} …

Сведя таким образом процесс создания описания к процессу определения набора ключевых слов, характеризующих объект в самых общих чертах ^{[48; 49]}, архивисты практически отказались от методов научной критики объектов архивного хранения и создания полных, репрезентативных и достоверных описаний, необходимых для эффективного архивного поиска в целях «развития исторической науки». Не случайно основоположник теории архивного описания В.Н. Автократов писал: «архивное описание – сжатие исходного объема первичной информации, … неизбежно сопряжено с потерей ее части» ^{[1, с. 234]}.

В результате такой постановки вопроса архивные описи и архивные описания из инструмента архивной эвристики, предназначенного для работы исследователя с первичной документацией – источниковой базой исторической науки, – превратились в формализованные «назывные предложения», пригодные исключительно для проведения статистических (учетных) процедур.

К сожалению, кумулятивный эффект от применения на практике «колебаний» нормативно-методической базы, метода категоризации фондов и дифференцированного подхода к созданию научно-справочного аппарата, использования «номенклатурных заголовков», а также «усеченного» применения описательного исторического метода, привели к плачевным результатам, главным из которых является фактическая утрата вторичной документной информацией, созданной во второй половине XX в., возможности выполнения функции полноценного инструмента архивной эвристики, о чем неоднократно говорилось специалистами-историками, которые небезосновательно видели единственный способ эффективного поиска исторических источников для своих конкретно-исторических изысканий – тотальный постраничный просмотр всех единиц хранения в конкретном фонде...

Новую страницу в истории методов описания архивной информации открыло применение компьютерных технологий. На рубеже 1980–1990-х гг. проблемы создания и ведения автоматизированного научно-справочного аппарата неоднократно поднимались в работах специалистов архивной отрасли. Автоматизированные технологии воспринимались в тот период как своеобразная панацея, призванная решить проблемы архивной отрасли вообще, и полноты и репрезентативности вторичной архивной документации в частности. Так, в 1990 г. В.Д. Банасюкевич писал: «С точки зрения информатики ГАФ СССР – большая специфическая информационная система, осуществляющая сбор, хранение, формирование поисковых средств, аналитико-синтетическую обработку информации и предоставление ее пользователям. Однако эта система функционирует неэффективно (Прим. Ю.Ю.: Об оценке эффективности работы традиционного научно-справочного аппарата архивов см.: 19, с. 62; 39, с. 14–15]. К сожалению, справочные средства архивов по своей форме и методам раскрытия содержания документов пока не могут обеспечить полноту поиска архивной информации. Причем наращивание традиционного научно-справочного аппарата архивов (разработка справочников, путеводителей, каталогов и др.), хотя и не снимается с повестки дня, все же рассматриваться в современных условиях как экстенсивный путь развития НСА, который не решает коренным образом задачу удовлетворения потребностей общества в ретроспективной информации (выделено мной – Ю.Ю.)». ^{[3, с. 81–83]}

Несколько позже (в 1994 г.) эту точку зрения поддержал В.П. Козлов, отмечавший, что «одним из приоритетов архивоведческих исследований в области информационного обеспечения ˂является˃ разработка эффективных систем поиска архивной информации, включая подбор, внедрение и ведение современных информационно-поисковых систем, выработка принципов и методов преобразования первичной архивной информации во вторичную» ^{[23, с. 9]}.

Рубеж 1980−90-х и особенно середина 1990-х годов ознаменовались всплеском интереса к изучению опыта по созданию автоматизированного НСА и возрастанием числа созданных на основе элементов системы традиционного НСА автоматизированных информационно-поисковых систем.

Эта работа сопровождалась проведением научных исследований, в которых анализировались возможности ИТ, различные модели представления информации ^[13], уже накопленный опыт создания и ведения автоматизированного НСА ^[8], специфика информационной лингвистики ^{[15; 32]}, преимущества тех или иных технологий создания электронного НСА ^[30], возможности использования информационных технологий в целях совершенствования традиционного научно-справочного аппарата ^{[44; 9]} и т.п.

Однако использование методов информационных технологий само по себе не отменяло несовершенства основных подходов к созданию архивного описания, а именно, не преодолевало неопределенности объекта описания и не делало само описание более точным и подробным.

Вместе с тем, в середине 1990-х гг. возможности выхода из создавшегося положения связывались, во-первых, с созданием и внедрением новых систематических классификаторов документной информации ^[14], разработанных по модели классификаторов библиотечных систем (Универсального десятичного классификатора, Библиотечно-библиографического классификатора), а во-вторых, с созданием полномасштабных автоматизировано-поисковых систем, представляющих не только архивные описания единиц хранения, но и полные тексты (электронные копии) самих документов.

По мысли авторов этой первой из обозначенных идей ^{[26, 27.]} индексация фондов, описей, архивных описаний, проведенная в рамках единой системы классификации, охватывающей всю хронологию документированной истории России, должна была позволить осуществлять «сквозной» тематический поиск, результатом которого были бы выявленные в целях конкретно-исторических исследований генеральные совокупности первичной документной информации, найденные, независимо от места ее хранения, что значительно повысило бы «информационную отдачу» архивных справочников (описей и описаний в первую очередь) для пользовательской аудитории.

К сожалению, отсутствие единого механизма внедрения в практику работы архивов ЕКДИ, а также различные приемы применения классификатора, которые используют архивы, привели к возникновению разноуровневых классификационных схем и невозможности объединения индексированной по ЕКДИ информации в рамках единой информационной системы.

Вторая идея оказалась более жизнеспособной, но чрезвычайно капиталоемкой и крайне неэффективной в силу:

- огромных объемов Архивного фонда (более 500 млн единиц хранения с ежегодным «приростом» в объеме от 1,5 до 5 млн в зависимости от «тучности» экономики страны в конкретный год), которые просто физически невозможно все оцифровать и представить публике;

- отсутствия разработанной Стратегии (концепции) оцифровки, основанной на определении приоритетов в проведении работ по созданию электронных копий архивных документов (наиболее востребованные фонды? тематические ресурсы? что-то другое) и действующей в масштабах всех архивной сферы;

- отсутствия разработанных и общепринятых подходов к описанию, хранению и предоставлению электронных копий первичной документации (в рамках виртуальных читальных залов? платно/бесплатно? На определенное время? И т.п.);

- и, наконец, в силу тесной взаимосвязи с имеющимися архивными описаниями, к которым (в ситуации отсутствия описаний отдельных документов и их электронных копий) только и возможно «привязывать» цифровые образы единиц хранения…

И все же, представляется, что именно этот сложный, невероятно долгий и тяжелый путь является единственно правильным и перспективным. К необходимости пройти по этому пути архивистов подталкивает современная электронная эпоха, декларирующая переход на электронный документооборот, предполагающий передачу метаданных электронных документов и самих атомарных электронных документов и отрицающая как неэффективную трату времени создание «агрегированных» архивных дел (единиц хранения); внедрение в архивах страны единой автоматизированной информационной системы, состоящей из трех программных комплексов «Архивный фонд – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог», предоставляющей возможности отражения всех уровней архивного описания вплоть до подокументного и даже интеграции электронных копий самих документов.

В перспективе при дальнейшем развитии и внедрении ЕАИС и переходе архивов к подокументному описанию первичных архивных документов, а также представлении их электронных копий, будет создан совершенно новый, максимально достоверный научно-справочный аппарат, который облегчит для исследователей процессы архивного поиска и доступ к первичной документации, предоставив эту информацию в режиме удаленного доступа.