Аннотация: В данной статье рассматриваются вопросы повышения эффективности деятельности организации за счет совершенствования делопроизводства. Исследуется влияние состояния делопроизводства на эффективность управления процессами деятельности и организацией в целом. Авторами доказано, что для повышения качества управления необходимо поддерживать сферу делопроизводства в актуальном состоянии посредством целенаправленного анализа делопроизводства и процессов деятельности, как источников информации для документов. Для решения указанной задачи предложено использовать автоматизированную информационную систему, использующую методы инженерии знаний. Основным методом исследования в рамках данной работы является теоретический анализ процессов деятельности, реализуемых в рамках функционирования организации, а также состава, содержания, маршрутов движения документов, сопровождающих реализацию процессов Научная новизна работы состоит в: 1) исследовании влияния состояния делопроизводства на эффективность деятельности организации; 2) обосновании целесообразности применения инженерии знаний в процессе анализа состояния делопроизводства организации. Данные положения могут быть использованы в процессе разработки новой и совершенствовании существующей системы анализа состояния делопроизводства.

Abstract: In this article questions of increase in efficiency of organization activity due to enhancement of a clerical work are considered. Influence of a condition of a clerical work on effective management of processes of activities and the organization in general is researched. The authors proved that for improvement the quality of management it is necessary to support the sphere of a clerical work in an urgent condition by means of the purposeful analysis of a clerical work and processes of activities as information sources for documents. For the solution of the specified task it is offered to use the automated information system using methods of engineering of knowledge. The main method of a research within this work is the theoretical analysis of the processes of activities realized within functioning of the organization, and also structure, content, traffic routes of the documents accompanying implementation of processes. Scientific novelty of work consists in: 1) research of influence of a condition of a clerical work on efficiency of organization activity; 2) reasons for feasibility of application of engineering of knowledge in the course of the analysis of a condition of a clerical work of the organization. The results of the study can be used in the development of a new system and enhancement of the existing system of the analysis of a condition of a clerical work.

Аннотация: Предметом исследования статьи является актуальная задача анализа и оценки состояния документооборота организации. В работе обоснована необходимость комплексного анализа системы документационного обеспечения управления (системы ДОУ) организации, сформулированы основные цели исследования. Для анализа документооборота предложено использовать автоматизированную информационную систему (АИС), применение которой позволит накапливать знания о текущей ситуации в сфере ДОУ, анализировать состояние документооборота, оперируя показателями эффективности «от документов» и «от процессов», учитывать взаимосвязь показателей ДОУ и параметров эффективности бизнес-процессов и деятельности организации, выявлять нарушения в работе с документами, получать рекомендаций по устранению зафиксированных недочетов. В ходе решения поставленной задачи использовались методы математического моделирования, теории графов, теории вероятностей, объектно-ориентированного программирования. В результате исследования разработана многоуровневая модель представления знаний о состоянии документооборота и бизнес-процессов организации, выделены основные компоненты АИС, описана их роль в процессе функционирования системы, подробно рассмотрен алгоритм взаимодействия конечного пользователя с АИС. Применение разработанной системы позволит оптимизировать состояние документооборота, повысить эффективность реализации бизнес-процессов и функционирования организации в целом.

Abstract: The authors study urgent problem of analysis and evaluation of workflow in an organization. The work proved the need for complex analysis of records management system in any organization. The authors formulate the basic objectives of the study and suggest using of an Automated Information System to analyze the workflow, which will allow gaining knowledge of the current situation in the field, analyze the state of workflow in terms of performance indicators based on documents as well as based on processes, taking into account correlation of indicators of records management system and parameters of efficiency of business processes and activities of the organization. The system proposed will help identifying errors in the documents and forming recommendations to address the shortcomings recorded. The study used methods of mathematical modeling, graph theory, probability theory, object-oriented programming. The authors developed a multi-level model of representation of knowledge about the state of workflow and business processes of the organization, identified the main components of automated information system and described its role in the operation of the system, considered in detail the algorithm of the user interaction with the automated information system. Use of the developed the system will allow to optimize state of the workflow, improve the efficiency of business processes and the functioning of the organization as a whole.

Аннотация: Статья посвящена решению задачи анализа состояния документооборота организации. Постоянное совершенствование производственного процесса приводит к интенсивному изменению состава, количества создаваемых документов, маршрутов их движения и требует непрерывной работы по исследованию документопотоков. На настоящий момент не существует единого, универсального метода анализа документопотоков, а всесторонний анализ документооборота весьма трудоемок и требует значительных усилий по сбору, систематизации и анализу полученных данных. Поэтому авторами сделан вывод о необходимости автоматизации процесса анализа и накопления информации. Слабость непосредственной связи между параметрами оценки документооборота и бизнес- процессов организации делает целесообразным использование методов инженерии знаний. В работе рассматривается многоуровневая модель представления знаний, включающая семантическую сеть понятий, сеть утверждений, семантическую сеть бизнес-процессов, сеть прогнозирования. Поскольку все характеристики документопотоков и процессов имеют вероятностный характер, для адаптации системы к особенностям текущей ситуации предлагается использовать метод Байеса. Предлагаемая система позволит исследовать реальное состояние документооборота в анализируемый промежуток времени и даст возможность прогнозировать не только «узкие места» в движении документов, но и показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей состояния документопотоков. В итоге применение АИС позволит вывести на качественно новый уровень не только процесс анализа документооборота, но и функционирование организации в целом.